Déclaration de protection des données
La Gym Multisports Gryon (la « GMG ») est une association au sens des articles 60 et suivants du Code civil suisse et l'exploitant du site Internet www.gym-gryon.clubdesk.ch (pas encore disponible). Elle a donc pour mission la collecte, le traitement et l'utilisation de vos données personnelles, et doit veiller à ce que le traitement de ces données s'effectue en conformité avec le droit suisse.
L'adhésion à la GMG n'est possible que pour les personnes résidant en Suisse et la GMG n'entretient aucune relation avec des parties ne résidant pas en Suisse. En conséquence, la présente déclaration de protection des données n'est conforme qu'au droit suisse.
1. Principe
La présente déclaration de protection des données détaille quelles données personnelles nous traitons et à quelle fin lorsque vous devenez membre ou que vous vous rendez sur notre site Internet.
En utilisant notre site web et autres services, vous consentez à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’y consentez pas, veuillez annuler ou ne pas demander l'adhésion et ne pas utiliser nos services, y compris le site Internet.
2. Responsabilités
Le comité de la GMG répond de l’utilisation des données concernant les membres de manière conforme à la loi fédérale sur la protection des données (la « LPD ») est la personne chargée par le comité de la protection des données et de la garantie d’une sécurité adéquate de celles-ci est le / la président(e) de la GMG, qui peut être contacté à cette adresse e-mail.
3. Traitement des données personnelles lors de l'utilisation de notre formulaire d’inscription
a) Lors de l’inscription en tant que membre Adulte les données suivantes doivent être fournies lors de l’enregistrement :
· Prénom et Nom
· Adresse e-mail
· Date de naissance
· Adresse et complément d’adresse (Rue, Numéro, Lieu, Code postal, Pays)
· Sexe
· Autres données non-personnelles mais nécessaires pour une affiliation (p.ex : Date d’entrée)
Les données ci-dessus sont nécessaires pour l'enregistrement correct du membre Adulte pour gérer les activités du club (y compris les événements sociaux et la collecte de fonds), pour la gestion de la facturation et des paiements des cotisations de membres, pour convoquer à l’AG et à l'AGE et fournir des copies des PV y afférents.
En vous inscrivant à la GMG, vous nous donnez l'autorisation de saisir les données dans une base de données sur le cloud et gérée à l'aide du logiciel ClubDesk. Ce logiciel nous permet de gérer nos membres, de communiquer par e-mail sécurisé, d'héberger notre site web, d'établir des factures, de stocker les fichiers et de tenir notre comptabilité.
b) Lors de l’inscription en tant que membre des Jeunes les données suivantes doivent être fournies lors de l’enregistrement :
· Prénom et Nom du membre des Jeunes
· Date de naissance
· Sexe
· Numéro AVS
· Nationalité
· Langue maternelle
· Prénom et Nom du représentant légal du membre des Jeunes
· Adresse e-mail du représentant légal du membre des Jeunes
· Adresse et complément d’adresse du représentant légal du membre des Jeunes (Rue, Numéro, Lieu, Code postal, Pays)
· Autres données non-personnelles mais nécessaires pour une affiliation (p.ex : date d’entrée et dates de présence pour Jeunesse+Sport)
Les données ci-dessus sont nécessaires pour l'enregistrement correct du membre Jeune et pour gérer les activités du club (y compris les événements sociaux et la collecte de fonds), pour la gestion de la facturation et des paiements des cotisations de membres, pour convoquer à l’AG et à l'AGE et fournir des copies des PV y afférents et de demander des subventions à Jeunesse+Sport (voir le paragraphe 5 ci-dessous) « Transmission des données personnelles à des tiers ».
En tant que représentant légal, en vous inscrivant à la GMG, vous nous donnez l'autorisation de saisir les données :
· dans une base de données sur le cloud et gérée à l'aide du logiciel ClubDesk (voir le paragraphe 3(a) ci-dessus); et
· dans la banque nationale de données du sport (la « BDNS ») gérée par l’Office Fédéral du Sport (« OFSPO »). Voir le paragraphe 5 ci-dessous.
4. Traitement des données personnelles lors de la visite de notre site Internet
Le texte suivant se réfère au site web de ClubDesk qui gère notre site internet pour l’adresse suivante : www.gym-gryon.clubdesk.ch
Cookies
Un site Web de club ClubDesk utilise parfois des cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés par le navigateur du visiteur d'un site Web qui servent à améliorer l'expérience d'utilisation du site Web, à la rendre plus sûre et plus efficace et le cas échéant, à analyser le comportement du visiteur du site Web.
Un site Web ClubDesk sans les blocs répertoriés ci-dessous n'utilise par défaut aucun cookie, à l'exception des cookies purement techniques, qui sont autorisés par la réglementation sur la protection des données sans nécessiter d'opt-in. L'identifiant de session d'un utilisateur enregistré en est un exemple. Dans ce cas, il n'est généralement pas nécessaire d'afficher un bandeau cookie. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des fonctions susceptibles le cas échéant d'utiliser des cookies supplémentaires.
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Bloc « Carte » |
L'affichage de Google Maps implique le cas échéant l'utilisation de cookies par Google Maps. Vous trouverez des informations générales à propos de la gestion des cookies par Google en cliquant sur le lien suivant : |
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Bloc « Video » |
L'emploi de films YouTube implique le cas échéant l'utilisation de cookies par YouTube. Vous trouverez des informations générales à propos de la gestion des cookies par Google en cliquant sur le lien suivant : https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=de Les autres plateformes vidéo (telles que vimeo) fonctionnent de la même manière. |
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Bloc « Contenu externe » |
Lors de l'intégration de contenu externe (comme des widgets météo), les fournisseurs externes peuvent définir des cookies. |
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Bloc « Liste d’albums » |
L'affichage d'albums photo Flickr implique l'activation de cookies par Flikr. Vous trouverez des informations générales à propos de la gestion des cookies par Flickr en cliquant sur le lien suivant : |
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Intégration de contenu externe dans le code source, les fragments de code, etc. |
Lors de l'intégration de contenu externe (comme Google Analytics), les fournisseurs externes peuvent définir des cookies. |
Fichiers journaux du serveur
ClubDesk recueille et enregistre automatiquement les informations dans ce qu'on appelle les fichiers journaux du serveur que le navigateur d'un visiteur d'un site Web de club transmet automatiquement au serveur ClubDesk. On compte parmi ceux-ci :
- le type et la version du navigateur;
- le système d'exploitation utilisé;
- l'URL de la page consultée;
- l'heure de la demande du serveur;
- l'adresse IP.
Aucun regroupement de ces données avec d'autres sources de données n'est effectué. La base du traitement des données est l'art. 6 paragr. 1 al. b) du règlement général sur la protection des données (RGPD) qui permet le traitement des données pour l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles.
Chiffrement de la transmission des données
Les sites Web ClubDesk utilisent systématiquement le protocole HTTPS pour garantir le chiffrement des données lors de l'échange de données entre le visiteur du site Web (le navigateur) et le serveur ClubDesk. Cette procédure inclut également les données qui peuvent être transmises lors de la soumission des formulaires ClubDesk.
Inscription dans le domaine interne d'un site Web
Les sites Web ClubDesk peuvent contenir des sites Web internes au club qui ne sont accessibles qu'aux visiteurs qui se sont connectés sur le site Web. Toute connexion est consignée par un horodateur qui enregistre l'identifiant de connexion. Les tentatives infructueuses de connexion seront également consignées et pourront bloquer un identifiant de connexion.
Emplacement du serveur
Les serveurs Web ClubDesk (les serveurs Web des sites Web de club ClubDesk) sont situés dans un centre de données en Suisse. ClubDesk (reeweb ag) a conclu un accord avec l'exploitant du centre de données pour le traitement des données personnelles.
5. Transmission de données personnelles à des tiers
À l'exception de ce qui suit, la GMG utilise les données exclusivement pour la gestion de ses activités et les données ne sont pas transmises ni à des tiers ni à l’étranger.
La seule exception est que, pour demander des subventions à Jeunesse+Sport (le programme d'encouragement du sport de la Confédération, représenté par l’office fédéral du sport), la GMG est tenu de saisir dans la BDNS les données personnelles énumérées au paragraphe 3(b) ci-dessus.
6. Notifications, systèmes de messagerie et réseaux sociaux
La GMG n'utilise pas les réseaux sociaux ou les systèmes de messagerie tels que WhatsApp, Signal, SMS, etc. Par conséquent, les seuls moyens de communication utilisés par le comité et les moniteurs pour communiquer avec les membres sont notre site web et les e-mails envoyés à partir de nos comptes e-mail ClubDesk.
Néanmoins, notre site web contient les numéros de téléphone portable privés des membres du comité. Si des membres individuels nous contactent sur nos numéros de portable privés, nous répondrons bien entendu aux appels téléphoniques, mais pas aux messages. Ces derniers seront supprimés et ne feront l'objet d'aucune action.
7. Sécurité des données
La GMG utilise un système d'information en nuage (cloud), ClubDesk, pour gérer la base de données des membres, pour communiquer par e-mail sécurisé, pour héberger le site web, pour établir des factures, pour stocker les fichiers et pour tenir la comptabilité.
Bien que seuls les membres du comité aient accès à ClubDesk, ces membres utilisent leurs ordinateurs personnels et leurs téléphones portables personnels pour accéder à ClubDesk et pour recevoir les appels des membres.
Bien que toutes les mesures soient prises pour éviter toute violation de la sécurité et pour effacer des ordinateurs personnels et des téléphones du comité toute donnée relative à la GMG et/ou à ses membres, les membres du comité ne sont pas en mesure de garantir la protection de leurs ordinateurs personnels contre le piratage. En s'inscrivant à la GMG, les membres acceptent les risques de protection des données associés à ce qui précède.
8. Droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, droit de portabilité des données
Vous avez le droit, sur demande et gratuitement, d’obtenir des informations sur les données personnelles sauvegardées à votre sujet. De plus, vous avez le droit de faire corriger les données inexactes et de faire supprimer vos données personnelles, pour autant qu'il n'existe aucune obligation légale d'archivage des données ni aucune autorisation légale en faveur du traitement de ces données.
Vous avez par ailleurs le droit de demander une restriction du traitement des données ou de vous opposer à ce traitement. Vous avez également le droit de nous redemander les données que vous nous avez transmises (droit à la portabilité des données). Sur demande, nous pouvons aussi transmettre les données à un tiers de votre choix. Vous avez le droit de recevoir les données sous un format de fichier standard. Vous pouvez nous contacter aux fins précitées à l'adresse e-mail secretaire@gym-gryon.clubdesk.com. Si nous l'estimons nécessaire, nous pouvons exiger de votre part la présentation d'une pièce d'identité pour traiter vos demandes.
9. Données personnelles de tiers
Si vous nous transmettez des données personnelles de tiers, vous avez l’obligation de vous engager vis-à-vis de ces tiers à garantir la protection de leurs données ainsi que leur exactitude.
10. Conservation de données
Nous ne conservons les données que dans la mesure nécessaire
- pour gérer les activités du club (y compris les événements sociaux et la collecte de fonds), pour la gestion de la facturation et des paiements des cotisations de membres, pour convoquer à l’AG et à l'AGE et pour fournir des copies des PV y afférents, et pour demander des subventions à Jeunesse+Sport
- pour nous acquitter de nos obligations légales.
Avant le 1er janvier 2020, tous les documents de la GMG étaient conservés sur papier. Après le 31 décembre 2019, tous les documents de la GMG sont stockés sous forme électronique, sur ClubDesk (ou, dans le cas de transactions bancaires, sur les serveurs de la banque) et les copies papier n'étant conservées que lorsque la loi l'exige.
Nos obligations d'archivage qui comprennent l’obligation de conserver les données, découlent de la loi suisse. Conformément à ces règles, la communication commerciale, les contrats conclus et les pièces comptables doivent être conservés jusqu'à 10 ans. Ces données sont bloquées dans la mesure où nous n’en avons plus besoin pour vous offrir les prestations pertinentes. Cela signifie que les données ne peuvent être utilisées qu’à des fins comptables.
Dès réception de l'avis de démission d'un membre, ses données personnelles sont effacées de la liste des membres dans un délai de 30 jours.
11. Modifications de la déclaration de protection des données
Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de protection des données à tout moment. Nous vous recommandons donc de vérifier régulièrement cette déclaration. Cette page a été modifiée en dernier lieu le 13 décembre 2023.
12. Général
Si vous avez des questions ou des remarques sur nos informations légales ou sur la protections des données, veuillez nous contacter a l'adresse secretaire@gym-gryon.clubdesk.com.